A las autónomas emitir facturas es una de las cosas que más nos cuesta. No es sólo emitir la factura si no que luego hay que estar pendiente de su cobro, de reclamar a los que se retrasan o no pagan , evitar posibles errores en su numeración, controlar que todos los datos cuadren,…todo esto muchas veces nos supera porque nos aparta de nuestro proyecto y no tenemos suficiente formación para hacer. Y ahora además surge la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas ¡qué susto! pero no debemos preocuparnos porque esto garantizará una mayor trazabilidad y control de los pagos.
La empresa Declarando ha elaborado un decálogo que ha publicado en la revista Emprendedores y queremos compartir con vosotras.
1.- Sólo para empresas y autónomos. Sólo es obligatorio en el caso de que éstas vayan dirigidas a clientes que sean autónomos o empresas. Los clientes particulares podrán seguir recibiendo las facturas de manera física.
2.-Sólo para operaciones en España.
3.-Solfware específico de facturación electrónica. No serán válidos en formatos excell, word o PDF si no que deberán ser emitidas en un formato estructurado como XML o Facturae y a través de un solfware de facturación.
4.- Programas de facturación interconectados. Deberá existir una interconexión entre los programas de facturación electrónica privados y el público, así como entre de los privados entre ellos. Esta interconexión dará lugar al Sistema Español de Factura Electrónica, que será gestionado por una plataforma pública de facturación electrónica y controlado por la Agencia Tributaria.
5.- Habrá unas solución pública gratuita. Se podrá realizar mediante herramientas de software privado o con una solución pública de facturación electrónica, gratuita y será gestionada por la Agencia Tributaria.
6.- Con copia a Hacienda. Quien emita la factura desde un software privado deben remitir una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
7.-Hacer público el punto de entrada de las facturas. Se debe comunicar a los proveedores el solfware con el que trabajen. Esta información debes ser pública (web y comunicaciones a proveedores)
8.- Obligatorio informar de los pagos. La nueva legislación obliga a los autónomos,así como a sus clientes , a informar sobre los estados de la factura y sobre el momento en el que se realiza el pago.
9.- Sanciones para la morosidad. El retraso en los pagos traerá consecuencias para el cliente que no abone la factura en el plazo máximo de 60 días, a contar a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto.
10.- Todas las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada, por lo que será obligatorio disponer de certificado digital o DNI electrónico, que irá integrado en el software de facturación electrónica.